(Kick off-) Workshops richtig durchführen

Es gibt wichtige und weniger wichtige Workshops. Workshops die Reorganisation, Personalbemessung, Aufgabenanalyse bzw. -kritik betreffen, sind wichtig. Während es im 1. Teil dieser Reihe um die richtige Workshop-Vorbereitung mit Hilfe der SPAN-Technik ging, handelt dieser Teil von der richtigen Durchführung eines (Kick off-) Workshops. Spätestens hier gibt’s kein Zurück mehr. Auch wenn Sie Fluchtgedanken hegen – da müssen Sie jetzt durch.

Haben Sie an das Drehbuch gedacht? Sie sind der Regisseur!

Kein Scherz, machen Sie sich ein Drehbuch, aber machen Sie keine Wissenschaft daraus. Halten Sie sich immer vor Augen, dass auch alles anders kommen kann. Ein Drehbuch gliedert die geplante Agenda anhand eines groben Zeitgerüsts. Überlegen Sie sich für jeden Agenda-Punkt ein Ziel oder ein Ergebnis, dass Sie am Ende der jeweiligen Zeiteinheit erreichen wollen. Wenn es Ihnen schwer fällt, ein entsprechendes Ziel zu formulieren, dann ist entweder der Agenda-Punkt an der falschen Stelle, bestimmte Voraussetzungen sind noch nicht erfüllt oder er ist schlicht falsch oder überflüssig. Versetzen Sie sich in die Lage der Teilnehmer. Welchen Kenntnisstand bringen sie mit, was erwarten sie aufgrund der Vorabinformationen, etc.? Die im 1. Teil behandelte SPAN-Technik hilft Ihnen dabei, den roten Faden zu behalten und bewahrt Sie davor, den 2. vor dem 1. Schritt zu tun.

Seien Sie mutig. Bleiben Sie flexibel.

Versuchen Sie nicht, als Moderator von Beginn an alle Antworten parat zu haben. Das ist nicht Ihre Aufgabe. Auch wenn Sie diese Forderung zunächst unsicher machen wird, seien Sie mutig und zwingen Sie sich dazu, flexibel zu bleiben. Das bewahrt Sie davor, die Workshop-Teilnehmer zu verlieren. Gerade bei einer anstehenden Restrukturierung spielen die Mitarbeiter die Hauptrolle. Ohne deren Akzeptanz haben Sie keine Chance. Je mehr Sie also im Vorfeld erarbeiten, lösen und bereits beantworten können, desto größer wird das Risiko, dass Sie am Ende alleine dastehen. Denn die Teilnehmer wissen von alldem noch nichts. Seien Sie also mutig und flexibel und nutzen Sie die Kraft der Einbindung und Partizipation. Eine Methode, die ich oft einsetze, weil sie einfach funktioniert, ist Dynamic Facilitation.

Ja warum sagen Sie denn nichts? Teilnehmer einbinden und aktivieren mit Dynamic Facilitation.

Da besonders Kick off-Workshops von großen Erwartungen aber auch von großer Unsicherheit geprägt sind, fällt es Teilnehmern oft schwer, sich offen und vor allem mündlich zu äußern. Dynamic Facilitation überbrückt diese Hürde. Die Methode wird vielfach in der Organisations- und Unternehmensberatung eingesetzt, findet jedoch auch in anderen Bereichen Anwendung (Bsp. BürgerInnenrat). Dabei handelt es sich um eine kreative Gruppenarbeitsmethode mit offenem Ausgang. Sie wird lediglich anmoderiert und in ihrer Ausarbeitung dann den Workshop-Teilnehmern überlassen. Der Moderator greift nur noch unterstützend und aktivierend in den Beteiligungsprozess ein. Ziel ist, eine Gruppendiskussion auszulösen, in der es jedoch keinen Zwang gibt, sich zu beteiligen. Sie beginnt in schriftlicher Form und kann in mündlicher Form fortgeführt und ergänzt werden. Die optimale Teilnehmeranzahl liegt zwischen 8 und 20 Personen. Die Methode eignet sich in frühen Workshop-Phasen besonders für (organisatorische) Frage-/Problemstellungen, die ihrerseits bei den Teilnehmern bereits bestimmte Fragen, Befindlichkeiten und Emotionen auslösen. Dynamic Facilitation setzt dabei auf die Kreativität der Teilnehmer. Sie benötigen lediglich vier Plakat-/Pin-Wände und ausreichend Stifte (Moderationsstifte). Falls die Teilnehmer lieber auf Moderationskarten als auf das Backpapier schreiben, dann empfiehlt sich noch ein Haftklebestift (kein Permanentkleber), denn Pin-Nadeln anzubringen und später wieder entfernen zu müssen, ist sehr mühsam. Die vier Pin-Wände werden mit folgenden Überschriften vorbereitet:

1. Herausforderungen / Fragen

Unter diesem Titel werden alle Themen gesammelt, die das Problem bzw. die bevorstehende Veränderung beschreiben oder konkretisieren. Diese werden idealerweise als Frageform formuliert: „Wie können wir […] erreichen?“ Wichtig: auf diese Pin-Wand gehören keine Lösungen. Vielmehr geht es darum, das Ausmaß der Problemstellung zu erfassen, indem die Teilnehmer Fragen rund um die Problemstellung formulieren, auch wenn es dazu noch keine Antworten zu geben scheint.

2. Unsere Lösungen / Unsere Ideen

Auf dieser Pin-Wand werden alle möglichen Ideen und Lösungen notiert, unabhängig davon, auf welche der formulierten Fragestellungen sich diese beziehen. Ein bisschen Kreativität kann hier nicht schaden, denn hier steht Quantität vor Qualität. Nach dem Motto: je mehr, desto besser, notieren die Teilnehmer alle Einfälle, die ihnen in den Sinn kommen, gemalt, geschrieben, gebastelt, wie auch immer!

3. Unsere Bedenken / Unsere Einwände

Die Pin-Wand „Unsere Bedenken / Unsere Einwände“ sammelt alle Befürchtungen und Sorgen, die zu den formulierten Fragen und Lösungsvorschlägen formuliert werden können. „Was kann uns alles behindern? Welche Steine liegen uns im Weg?“ Dabei müssen sich die Einwände nicht zwingend auf die dokumentierten Ideen und Fragestellungen beziehen. Essentiell ist jedoch die Trennung und separate Aufnahme der Bedenken und Einwände auf einer getrennten Pin-Wand. Die Ideen und Lösungsvorschläge erhalten durch die räumliche Trennung keine negative Bewertung. Sie werden daher nicht von vorne herein ausgeschlossen. Gleichzeitig werden (emotionale) Bedenken und Einwände geäußert und anerkannt.

4. Informationen / Sichtweisen

Zahlen, Daten, Fakten und alles, was sonst noch an Äußerungen, Informationen und Beobachtungen Platz findet, wird auf dieser Pin-Wand dokumentiert. Dabei ist unerheblich, ob die formulierten Punkte der Wahrheit entsprechen oder nicht.

Wenn es vorbei ist, ist es vorbei – Open End!

Wie lange diese offene Gruppendiskussion dauert, hängt allein von der Gruppe ab. Reservieren Sie sich für diese Methode auf jeden Fall einen Workshop-Vormittag. Aus meiner Erfahrung sollten mindestens 60 Minuten veranschlagt werden. Die Intensität der Beteiligung kann während der Methode durchaus schwanken. Der Moderator kann die Teilnehmer animieren, sollte ansonsten aber die Beobachterposition einnehmen und sich auf die Beantwortung von methodischen Verständnisfragen beschränken.

Falls sich im Nachgang an die Methode noch eine offene Diskussionsrunde zu den Inhalten oder überblickshalber ein Rundgang gewünscht wird, sollte dies noch durchgeführt werden. Ansonsten gilt das Versprechen des Moderators, die Inhalte nun z.B. in ein Fotoprotokoll oder in eine übersichtlichere Form zu überführen und als Input für die folgenden Workshop-Runden zu nutzen.

Da mache ich nicht mit! Das haben wir schon immer so gemacht! Warum wir?

Mit Killerphrasen und Totschlagargumenten haben Moderatoren insbesondere in den frühen Workshop-Phasen einer Restrukturierung zu kämpfen. Die Unsicherheit der Betroffenen ist noch groß, die Antworten liegen nicht auf dem Silbertablett.

„Das ist das x-te Projekt mit Priorität 1! Da mache ich nicht mit.“ An dieser Stelle gilt es, keine ‚Verbrannte Erde-Reden‘ zu halten, sondern die Teilnehmer abzuholen. Konkret könnten Sie fragen, was bei vergangenen Projekten ihrer Ansicht nach schlecht gelaufen ist, und was sich nach der Meinung der Teilnehmer ändern muss, damit dieses Projekt ein Erfolg wird. Wenn Sie die Teilnehmer für die Notwendigkeit des Vorhabens sensibilisiert haben (siehe SPAN-Technik), steht oftmals das Zeitproblem im Vordergrund. Mit der Frage  „Wie viel Zeit würden Sie sich für dieses Vorhaben nehmen?“ fordern Sie eine konkrete Stellungnahme von den Teilnehmern ein. Danach können Sie wiederum reflektieren, was in dieser Zeitspanne möglich ist bzw. wie man die notwendigen Kapazitäten dafür erhält. Arbeiten Sie wenn möglich mit offenen Fragen, geben Sie den Teilnehmern genügend Zeit, sich zu äußern. Die Klärung solcher ‚Störungen‘ halten Sie nicht vom weiteren Projektzeitplan ab, sondern sind die notwendige Voraussetzung für den erfolgreichen Start in das Projekt. Ohne diese Klärung keine erfolgreiche Restrukturierung!

Die folgende exemplarische Zusammenstellung an Interventionen soll Ihnen eine kleine Hilfe sein, wie Sie in solchen Situationen auf Vorurteile und Gegenargumente reagieren können. Das passende Buch dazu liefert Manfred Prior mit seinem Bestseller: „MiniMax-Interventionen: 15 minimale Interventionen mit maximaler Wirkung“. Viel Spaß damit!

Das bisherige Vorgehen eignet sich grundsätzlich für jede Art komplexer Projekte/Vorhaben. In Teil 3 dieser Reihe steigen wir dann konkret in die Aufgabenanalyse und -kritik ein. Aber eines schon vorweg: Es wird genauso pragmatisch weitergehen wie bisher.