Operative Meetings effizient und effektiv durchführen – Lessons Learned!

Wer kennt das nicht: bereits seit einer halben Stunde sitzt man zusammen, diskutiert und diskutiert und ist noch keinen Schritt weiter! Nichts lähmt und nervt mehr als ineffiziente und ineffektive Meetings. Am liebsten möchte man auf Meetings ganz verzichten. Da das jedoch kaum möglich ist – Kommunikation und Koordination sind nun mal essentiell für zielorientierte und erfolgreiche Zusammenarbeit – tut man gut daran, mit der gemeinsam genutzten Zeit nicht allzu verschwenderisch umzugehen.

Auch wir haben unsere Erfahrungen gemacht und daraus gelernt. Gerade bei taktischen Meetings, in denen es um umsetzungsnahe operative und meist kundenrelevante Entscheidungen geht, ist es wichtig, entlang fest vereinbarter Regeln zu verfahren. Dazu zählt neben einem klaren Rollenverständnis vor allem die disziplinierte Einhaltung der Meeting-Struktur durch eine von allen anerkannte Moderationsrolle.

Für die Transparenz nutzen wir Trello. Dabei handelt es sich um ein Kollaborations-Tool, das in jedem Meeting live mitläuft und permanent für jeden einsehbar und editierbar ist. Dabei fällt uns immer wieder auf, dass solche Tools nur dann dauerhaft genutzt werden, wenn sie für alle intuitiv und einfach zu bedienen sind und der Nutzen durch die entstandene Transparenz den Dokumentationsaufwand rechtfertigt.

Einfache, intuitive Boards sorgen für die nötige Transparenz

Die Abbildung zeigt exemplarisch ein operatives Trello-Board aus einem unserer taktischen Team-Meetings (bei uns als Tacticals bezeichnet). Die darin enthaltenen Spalten werden jedes mal separat von links nach rechts durchgegangen. Die Karten innerhalb der Spalten werden nach einander von oben nach unten betrachtet. Da es sich bei dem operativen Meeting um keinen Workshop handelt, achtet die Moderation akribisch darauf, dass die einzelnen Karteninhaber in ihrer jeweiligen Rolle nur aktuelle Änderungen oder Neuigkeiten zu den Karteninhalten berichten, die sich seit dem letzten Meeting ergeben haben. Erst nach der Berichtsphase baut die Moderation die Agenda für neu eingebrachte Aktionen oder Projekte auf. Diejenigen, die neue Themen eingebracht haben, erläutern kurz den Sachverhalt und äußern Wünsche und Anforderungen an das Team, damit das eingebrachte Thema gelöst werden kann. Aus dieser moderierten Diskussion können sich neue Karten ergeben, entweder in Form kurzfristig umsetzbarer Aktionen oder umfangreicher Projekte.

Es hat sich als nützlich erwiesen, die einzelnen Karten nach einem einheitlichen Standard zu erstellen. Dafür bietet sich das User Story Format wunderbar an. Auch wenn wir nicht jede Karte mit einer User Story belegen, so versuchen wir doch, alle Inhalte möglichst knapp und verständlich zu formulieren. Die untere Abbildung zeigt exemplarisch eine Karten-Auswahl. Jeder Karteninhaber ist angehalten, seine entsprechende Karte zu pflegen, nach erfolgreicher Erledigung in die Done-Spalte zu schieben und bei Bedarf relevante Rolleninhaber über den Status und das Ergebnis zu informieren.

Einzelne Karten beschreiben kurz und verständlich, was zu tun ist

Was in die einzelnen Spalten gehört, sollte für alle Beteiligten klar sein. Die Moderation greift korrigierend ein, falls zur Einordnung einzelner Punkte Unklarheit besteht. Die untere Abbildung erläutert die einzelnen Spalten, deren Zweck und wie mit ihnen zu verfahren ist.

Die Board-Spalten kurz erklärt

Und jetzt heißt es ausprobieren. Macht einfach Eure eigenen Erfahrungen und testet die Meeting-Struktur. Es kann nur besser werden 😉 (siehe Video).

 

 

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